Loetju.id - Sragen - pelakasaan basar di laukan pada tangal 9 agustus untuk Kelancaran sebuah kegiatan besar seperti bazar tidak lepas dari kesiapan administrasi yang rapi dan terstruktur. Menyadari hal tersebut, mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro (Undip) memberikan pendampingan administrasi dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan Bazar UMKM Desa Toyogo, Kecamatan Sambungmacan, Kabupaten Sragen. Pendampingan ini difokuskan untuk membantu panitia dalam menyiapkan berbagai dokumen pendukung agar kegiatan bazar dapat berjalan tertib dan terdokumentasi dengan baik.
Kegiatan pendampingan diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan administrasi yang diperlukan untuk penyelenggaraan bazar, mulai dari surat-menyurat, formulir pendaftaran peserta UMKM, daftar hadir, jadwal kegiatan, hingga format dokumentasi acara. Identifikasi ini dilakukan agar seluruh kebutuhan dokumen dapat terpetakan sejak awal, sehingga proses persiapan bazar dapat berjalan lebih efisien dan terarah.
Setelah kebutuhan administrasi teridentifikasi, mahasiswa KKN Undip melanjutkan dengan berkoordinasi bersama panitia bazar dan pemerintah Desa Toyogo untuk menyelaraskan format dan isi dokumen yang akan digunakan. Koordinasi ini penting dilakukan agar dokumen yang disusun sesuai dengan kebutuhan lapangan serta mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak terkait sebelum digunakan dalam kegiatan.
Tahap selanjutnya adalah penyusunan dokumen administrasi, meliputi surat undangan dan surat-menyurat lain yang dibutuhkan panitia, formulir pendaftaran bagi pelaku UMKM yang ingin berpartisipasi, daftar hadir peserta maupun panitia, susunan jadwal kegiatan bazar, serta format dokumentasi untuk mencatat dan mengarsipkan pelaksanaan acara. Seluruh dokumen disusun dengan format yang sederhana dan mudah digunakan oleh panitia maupun pelaku UMKM.
Pendampingan Berlanjut Hingga Pelaksanaan Kegiatan
Pendampingan tidak berhenti pada tahap penyusunan dokumen, tetapi terus dilanjutkan selama pelaksanaan kegiatan bazar berlangsung. Mahasiswa KKN Undip mendampingi panitia dalam penggunaan dokumen-dokumen tersebut, seperti pengisian daftar hadir, pendataan peserta UMKM yang mendaftar, serta pencatatan dokumentasi kegiatan agar seluruh rangkaian acara dapat terekam dengan tertib.
Melalui pendampingan ini, panitia bazar merasa terbantu dalam mengelola administrasi kegiatan yang sebelumnya belum tertata secara sistematis. Ketersediaan dokumen yang lengkap juga memudahkan panitia dalam melakukan evaluasi dan pelaporan kegiatan setelah bazar selesai dilaksanakan.
Mendorong Tata Kelola Kegiatan Desa yang Lebih Rapi
Program pendampingan administrasi ini diharapkan tidak hanya bermanfaat untuk kelancaran kegiatan Bazar UMKM, tetapi juga dapat menjadi contoh tata kelola administrasi yang dapat diterapkan pada kegiatan-kegiatan desa lainnya di masa mendatang. Dengan administrasi yang tertib, setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh desa maupun kelompok masyarakat dapat berjalan lebih terorganisir, transparan, dan mudah dipertanggungjawabkan.
Bazar UMKM sendiri menjadi wadah bagi pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah di Desa Toyogo untuk memasarkan produk unggulan mereka sekaligus meningkatkan geliat perekonomian desa. Dengan dukungan administrasi yang baik, kegiatan ini diharapkan dapat memberikan dampak positif yang lebih luas bagi para pelaku UMKM maupun masyarakat Desa Toyogo secara keseluruhan.
Program Pendampingan Administrasi Bazar UMKM ini menjadi salah satu bentuk kontribusi nyata mahasiswa KKN Undip dalam mendukung penyelenggaraan kegiatan ekonomi masyarakat di Desa Toyogo. Melalui dukungan administrasi yang rapi dan terstruktur, diharapkan kegiatan bazar dapat terus berkelanjutan dan menjadi agenda rutin yang mendorong perkembangan UMKM di desa.
Editor:
Achmad Munandar
Achmad Munandar
